PART1 研發目的

印章是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理關系到公司正常的經營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發展。為完善公司的印章管理，規范公司各類實物印章和電子印章的登記、外借、歸還、作廢、變更等行為，華天OA特別研發出印章管理模塊，有效控制各類章印使用帶來的各種經濟與法律責任風險，維護公司的利益。

1.1使用場景

印章的登記維護

為了方便公司內人員可以瀏覽到公司印章，需要由印章管理員先在印章維護中對公司的實物印章和電子印章進行登記維護，建立印章的名稱、保管人員、啟用日期和上傳印章圖片，如果該實物印章也有電子版印章時還可以啟用電子印章、上傳電子印章的文件并設置此電子印章的可使用人員，供審批及公文文件蓋章時使用。

印章的瀏覽及使用狀態

員工使用印章前需要實時知曉此印章的使用狀態，因此華天OA的印章管理在印章一覽中為使用人員提供了印章管理員登記的所有印章的查看列表和縮略圖，可讓員工清楚查看印章的名稱、圖片、保管人員、說明情況以及使用狀態，及時了解印章動態。

用印情況的登記

在實際工作中如需要對某項文件加蓋實物章，經領導許可后，可到印章管理員處對相應的文件進行印章加蓋，管理員可在用印登記中對加蓋的情況進行登記；如在OA的審批或公文模塊中使用了電子印章對文件用印，那么在用印登記中也會自動生成相應的記錄，方便日后查找。

印章的外借和歸還

如遇到需要將公章外借的情況，則經領導許可后，使用人需要到印章管理員處進行公章外借。印章管理員可直接通過借用印章的功能將所借印章、借用人、借用日期、預計歸還日期、借用原因都填寫完畢，形成借用記錄后，將印章借于使用人。印章借出后，印章一覽處的該印章則為借出狀態，他人不可再借；待使用人使用完畢歸還印章時，則由印章管理員進行印章歸還操作，填寫實際的歸還日期。歸還后印章一覽中的該印章則為在庫狀態，其他人可再次使用。

印章的變更、作廢

在實際使用時，如果印章需要有變更或是作廢的情況，可以在印章維護中進行變更和作廢的操作，其操作的過程都會生成相應的記錄信息，可進行追溯。

1.2常見問題

在過去的印章管理中主要存在的現象和問題是：

無法將企業印章在統一位置展現，或是展現不直觀、不明確；無法實時得知印章的使用狀態。

無法將實物章和電子章的用印情況登記記錄，或記錄無法落實到每一份被蓋章的紙質、電子文件上。

公章外借和歸還管理混亂，無法記錄具體的人員、時間、原因等信息，并且無法通過外借和歸還的狀態實時反映在每個印章上。

公章維護中只能登記實物章，無法對電子章進行統一管理，使實物章和電子章的管理分離。

公章的變更和作廢沒有形成日志，導致出現問題無法追溯。

PART2 于高效組織管理的價值

華天OA印章管理系統是一個智能化、系統化、信息化的印章管理系統。通過對印章一覽的展現，系統自動更新在庫狀態，讓員工實時了解印章的使用情況；通過對印章登記、外借、歸還等一系列的操作，讓企業對印章的管理形成了系統化的認識，規范了印章的使用；通過對印章各種操作的記錄，可將用印工作信息化的展現出來，使各個步驟都清楚明了，可留痕、可追溯。

1.如何將公司印章維護到OA系統中？

印章管理員可在印章管理中的印章維護中將公司的印章維護到OA系統里面，將印章名稱、保管人、啟用日期以及印章的照片、備注填寫完畢即可；如果此印章存在電子版，則可以啟用電子印章，將電子印章的文件上傳，同時設置可使用此電子印章的人員。

2.如何查看公司有哪些印章以及使用狀態？

使用人可以在印章管理的印章一覽菜單中查看公司現有印章，可以通過縮略圖和列表兩種形式進行查看。每種印章可以清楚顯示出此印章的名稱、保管人、印章圖片、說明情況，同時還可以根據印章的外借和歸還操作顯示印章的借出和在庫狀態，方便使用人在使用印章前清楚知曉印章的狀態。

3.用印情況如何登記？如公文和審批中的蓋章是否也會有記錄？

使用人在用印批準后可以到印章管理員處進行用印，印章管理員會根據用印人、用印日期、用印文件、份數等信息進行用印登記；如在OA系統中的審批和公文的正文進行蓋章后，也會在用印登記中自動生成一條用印記錄。

4.印章的如何進行外借和歸還？

如果使用人有印章外借的需要，則在領導批準后可到印章管理員處做外借登記。印章管理員可以選擇所借出的印章、借用人、借用日期、預計歸還日期并填寫借用原因后完成外借操作，此時印章一覽中的該印章狀態為借出狀態，他人不可再借用；員工在印章用完后可到印章管理員處將印章歸還，此時印章管理員可以選擇已經借出的印章，點擊歸還印章按鈕，填寫好歸還的日期完成印章歸還操作，已經歸還的印章在印章一覽中會顯示為在庫狀態，其他人可以再次借用。

5.印章如果有變更或作廢應該如何操作？

如果印章需要更改，則印章管理員在印章維護中找到需要修改的印章，點擊修改印章按鈕進行修改操作，其修改的內容都會在變更記錄中顯示；如果印章需要作廢，則仍需印章管理員在印章維護中找到需要作廢的印章，點擊作廢印章按鈕，填寫作廢時間和具體的說明后，將此印章作廢，作廢操作會在作廢記錄中形成數據記錄。

PART3 與眾不同

3.1特點與優勢

1.清晰的查看方式

印章一覽功能中提供列表和縮略圖兩種查看方式，可將企業登記的印章全部顯示出來，并且每個印章都會有詳細的印章名稱、保管人、印章圖片和說明等內容，使印章的基本信息展現全面、清晰，也免去使用人對企業現有印章管理情況的咨詢。

2.實時的使用動態

系統會自動根據印章的外借和歸還情況及時更新印章的在庫狀態，使用人可通過印章狀態的更新及時了解印章的可用情況，為員工第一時間完成用印操作提供動態的數據支持。

3.全面的用印登記

印章管理中的用印登記不僅可以記錄紙質文件的用印情況，還可以對系統中審批和公文的正文內容蓋章情況自動登記，形成用印記錄，使用印登記涵蓋范圍更廣、更全面。

4.簡易的借還體系

印章的外借和歸還操作簡單易懂，外借記錄的查看和檢索方便快捷，為印章管理員提供了一個簡易的借還體系，便于印章管理員的管理。

5.統一的印章維護

此處的印章維護不僅可以對傳統的實物章進行登記，還可以設定對應的電子章，并授權哪些人使用，完美的將實物章和電子章相結合，統一維護。

6.詳細的變更、作廢歷史

系統中對每個印章的變更和作廢操作都會形成對應的記錄信息，存留于印章維護中，方便日后產生問題可以對其進行查看和追溯。

3.2與其他模塊的聯系

1.與審批和公文模塊的聯動

印章管理員在印章維護中創建的電子印章，可用于OA系統的審批和公文的正文內容里。如審批人具備用印的權限和電子印章的使用權，則可以在正文中加蓋電子章；加蓋電子章的操作完成后，系統會在用印登記中自動生成一條用印信息，記錄電子文件的蓋章情況。

3.3對客戶的好處

1.一覽清晰，實時掌握

印章一覽中可將印章的基本信息和使用狀態清晰、實時的展現出來，讓印章使用者同步掌握印章動態，了解全面，減少咨詢，為及時用印提供數據支持，提高使用者工作效率。

2.登記全面，減輕工作

用印登記不僅可以登記紙質文件的用印情況，還可將審批和公文中的蓋章情況自動反應到用印記錄中來，使用印登記完整、全面。既減輕了印章管理員登記工作的壓力，又提高了電子版信息登記數據的準確性。

3.借還一體，使用規范

印章管理員外借和歸還的操作，規范了印章的管理，形成了借還一體的閉環，防止印章的丟失，也為每個印章的去向留存數據記錄。

4.兩種印章，統一管理

實物章和電子章兩種印章結合式的統一管理，為印章管理員提供便利，維護簡單。

5.變更作廢，日志留痕

對于需要更換或年久不用的印章，進行變更或作廢后可以形成變更和作廢的日志記錄，便于企業日后追溯此印章的更改狀態，明確責任。

PART4 功能描述

華天OA的印章管理系統完善了企業印章的管理規范，提供了印章的瀏覽、記錄印章使用情況、形成了外借、歸還、變更、作廢等一體化的印章管理體系。

4.1功能組件概覽

圖表 4.1-1 功能概覽

4.2常用功能介紹

4.2.1印章一覽

印章一覽菜單中為普通用戶提供所有印章的瀏覽，可通過縮略圖和列表兩種方式進行查看，同時可以實時顯示印章的使用狀態。

圖表 4.2-1 縮略圖查看

圖表 4.2-2 列表查看

4.3管理員操作

4.3.1印章維護

印章維護里分為印章登記、變更記錄、作廢記錄。

印章登記中管理員可以對印章進行維護，可新建，修改和作廢印章，其中新建印章時不止可以建立實物章的登記信息，如果此章有電子版，則可上傳電子印章并設置允許使用人員；修改印章和作廢印章操作后均會在變更記錄和作廢記錄中生成記錄信息。

圖表 4.3-1 印章維護

4.3.2用印登記

用印登記是印章管理員用來記錄用印的使用情況，登記用印人、用印日期、用印文件、用印份數等信息；如系統中的審批和公文正文蓋章則會自動在此處生成用印記錄。

圖表 4.3-2 用印登記瀏覽畫面

4.3.3外借記錄

外借記錄模塊可以由印章管理員登記印章的借出和歸還情況。

圖表 4.3-3 外借記錄瀏覽畫面

PART5 在系統規劃、實施與應用過程中的注意事項

1.印章的維護

客戶在初次使用印章管理模塊時，需要印章管理員提前將企業印章維護到印章管理模塊中。印章的創建分為實物章和電子章兩種，如實物章需提前將印章照片整理出來，電子章需要提前制作電子版的印章文件，這樣在創建之后才能在印章一覽中看到企業所有印章及照片信息，審批和公文正文蓋章時才可以加蓋電子章。

PART6 行業應用精選

1.廣西翰林工程項目管理有限責任公司

廣西翰林工程項目管理有限責任公司是一家主要從事工程造價咨詢、政府采購代理、工程招標代理等業務的綜合性咨詢服務機構，具有工程造價咨詢甲級、政府采購甲級資格、工程招標代理乙級資格，是廣西目前最具實力的甲級造價咨詢公司之一。由于公司的業務需要，有大量的印章管理需求，通過華天OA的印章管理系統使用，不僅可以將公司內現有印章清晰展現，明確保管人和現有狀態，還可以規范印章管理，將用印、借出、歸還等操作形成工作閉環，保留操作記錄，防止出現法律問題無法追溯。