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[比特]OA工作流之表單和報表的設計與應用實例

      在上一篇文章“OA工作流之圖形化流程設計和條件跳轉實例”，我們了解了OA工作流的流程設計特點，本文將繼續在華天動力OA系統的試用版本中進行實例演示，介紹一下表單和報表在工作流中的應用。 

      一、什么是表單？什么是報表？

      表單用來顯示查詢或輸入的數據。可以是紙類的文件，或者是計算機查詢與輸入的畫面。

      報表只包含事先定義需要匯總內容的數據(不能任意決定查詢的內容)，只能用來閱讀或觀看的被動文件。通常報表數據包含了一段時間經營或管理的統計信息，而這些信息的統計與查詢的方式，通常很少需要變動。你可以簡單理解為：表單用于數據錄入，報表用戶統計匯總。

      一個優秀的OA軟件，必須要同時具備表單和報表兩種功能，而且要分開設計，這樣才便于用戶使用。但大多數OA軟件確實是只有表單，而沒有報表，或者報表不完善，不能對審批后的表單實現復雜的統計匯總功能，使表單失去了存在的意義，也使OA軟件的價值大打折扣。 

      二、表單的設計和使用

      和其他OA系統一樣，華天動力也提供了表單設計器，設計表單非常的直觀和簡單，下圖是一個設計好的報銷單： 

      這個報銷單看似簡單，其實里面還是有一些玄機的： 

      1、自動選擇審批流程：系統可以根據表單中的每個域的字段值控制表單的下一步流向，不同崗位、不同數額的申請具有不同流程和權限，系統會根據起草人的填寫自動選擇審批流程。如報銷金額大于等于3000元時，必須由總經理審批，報銷金額小于3000元時，由部門經理審批后直接跳轉到財務經理。這樣做的好處是可以大大減少流程設置的工作量，特別適用于規模比較大的用戶。 

      2、詳細的權限控制：在這個表單上，誰可以看到哪些內容，誰只能看不能寫（修改），誰既能看又能寫，能在哪個區域寫，都可以一一的設置。比如部門經理只能在自己的輸入框內簽字，無法在總經理的輸入框內簽字，出納只能查看，無法修改表單。這樣做的好處是有效防止誤操作和越權審批。看看下面這個權限設置圖，華天動力OA將權限分為主表和明細表兩部分，可謂是非常細致了，贊一個：

      3、支持明細表單：剛才說到明細表，這也是很多OA系統不支持的，明細表可以讓你在表單中添加多個明細條目，并且在報表中可以對明細表的內容分別統計。如上面的報銷單中紅框的部分就是明細表。 

      4、數據整合：可以從第三方系統（如ERP系統）引入數據到工作流表單中，通過工作流表單流轉后，再回寫到ERP系統中，實現 ERP數據的流轉。 

      三、報表的設計和使用
通過華天動力內嵌的報表系統能夠生成各類統計報表，對已經審批完畢的表單進行各種類型的統計匯總，如下圖：

      也可針對特定部門、特定日期，顯示對應報銷單的餅狀圖或柱形圖，如下圖：

      作為最終的工作成果，報表工具為管理者提供了豐富、精確的統計數據，幫助他們做出科學決策，所以報表的作用遠遠超過表單，缺乏報表功能的OA系統是非常不完善的。 

      四、如何評估表單和報表

      表單和報表工具比較抽象、難懂，但意義重大，如果不深入的體驗，很難看清其優劣，造成使用上的障礙。總結來說，優秀的表單和報表功能要具有以下5個特點： 

      1、設計簡單、方便、直觀，表單比較美觀； 

      2、權限控制機制完善； 

      3、支持跨系統整合數據； 

      4、可以對審核后的表單進行各種形式的統計匯總； 

      5、穩定性好，不能總出現找不到數據的現象。 

關鍵詞: 華天 OA系統 表單和報表

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