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[中國軟件網]華天動力協同軟件六大實踐(5):從學習到創新
[中國軟件網]華天動力協同軟件六大實踐(5):從學習到創新
一個不善于學習的民族是沒有前途的，同樣，一個不善于學習的企業也是沒有前途的。相信沒有一個企業會去排斥學習，但卻有很多企業不知道如何有效的學習。
集中式的學習方式是遠遠不夠的，遠非學習的真諦，企業往往在耗費大量的人力、物力、財力之后，發現并沒有取得理想的效果，僅有的一點成效也隨著時間的流逝而迅速消散，員工們又回到了學習前的狀態。
整合知識資源，構建學習和創新平臺——是我們今天要說的協同軟件在企業辦公中的應用實踐。
關于“知識管理”、“學習型組織”，已經有很多成熟的理論和系統的方法，如《第五項修煉》、《變革之舞》、《系統思考》等書籍和專業咨詢與培訓，但對中國的絕大多數企業來說，它們顯得過于艱深和抽象，這種思想意識層面的教育，更適合企業的領導人來領會，而不適合普通員工來運用（雖然這些思想對普通員工來說也是至關重要的）。
我們著重介紹的是，如何通過協同軟件這個工具幫助企業全員整合知識資源，走上學習—創新—再學習—再創新的良性循環。 華天動力認為，在協同軟件中，可以將學習分為兩大類別、四種形式。
兩大類別是指靜態學習和動態學習，靜態學習是指直接學習協同軟件中以文檔為載體的各種知識（顯性知識），它是單向的學習。動態學習是指在協同軟件的在線協作和交流中相互學習（隱性知識），它是多向的學習，這種方式的學習對企業和員工來說更重要、更有效。
對企業來說，最理想的狀態的是：能夠將實際工作中形成的隱形知識以文檔的形式記錄下來，轉換成顯性知識后提供給全員學習；顯性知識文檔則可以被方便的檢索和引用，在實際工作中隨手可取，甚至直接推送給需要它的人，并得到不斷的完善。
四種形式是指管理學習、文檔學習、項目學習以及工具學習。
1、管理學習——在用中學。
管理軟件就是管理思想、管理模式加軟件技術、網絡技術等的融合應用，管理是靈魂，軟件是載體。所以企業使用協同軟件，也就可以學習協同軟件中蘊含的先進管理思想和方法，如扁平化組織、虛擬團隊、項目管理、水平溝通、流程管理、知識管理、執行力等關鍵應用，實現企業的現代化、數字化、精細化管理。
協同軟件的價值在于優化團隊溝通、協作與管理的方式，提升管理績效，這正是工作流的作用，因此，工作流構成了協同軟件的核心技術。企業可以借助工作流這個工具，將業內先進的管理模式和自己的實際辦公結合起來，形成一個標準化的流程模塊而不是空頭文件固定下來，在這個流程模塊的框架內，員工更容易執行和落實，不容易出現偏差和不了了之的現象。
比如一個辦公用品管理的功能，或者一個合同審批的流程，員工在使用這些功能的時候，也就自然遵循了其中的規范和方法，領導可以對執行過程實現可視化的管理，企業可以對這些模塊和流程不斷優化、完善、提升，從而打造最佳的運行狀態。現在，協同軟件已經從注重覆蓋度的“拼模塊”，變成注重滲透力的“管理思想+深度應用”，在這個轉變中，工作流將越來越成為協同軟件的絕對核心，并發揮越來越重要的作用。
2、文檔學習——在看中學。
很多協同軟件里面會有一個“知識管理”模塊，其實就是一個文檔管理的工具，類似功能還有網絡硬盤、規章制度、檔案中心、文件中心、下載中心、個人文件柜等。這種知識文檔的學習方式就是我們上面提到的靜態學習，學習的是顯性知識，它是知識管理中最基本的做法，卻被很多企業理解為知識管理的全部，當然，能把文檔管理好的企業已經是很優秀了。
這些文檔來自兩種方式，一種是將協同軟件上審批完畢的文件、發布完畢的公告、執行完畢的項目、其他接收到的內外部文件等直接轉存過來；另一種方式是由指定人員將相關文檔，如各種知識、經驗、制度、規范、技巧、方案、合同等上傳到指定目錄，員工可以隨時、隨地的訪問自己有權訪問的目錄，查閱相關資料。
有的協同軟件會更進一步，設計了文檔的更新提醒、查看統計、文檔打分、文檔評論等，以便對優秀的文檔實行獎勵，鼓勵知識的上傳和分享。文檔學習雖然是一種比較初級的學習方式，但仍然有很重要的實用價值。
比如企業招聘了一批新員工，首先就要對他們進行崗前培訓，培訓內容主要是企業介紹、企業文化、規章制度和崗位說明等，如果采用集中式的培訓，將會耗費大量的人力、物力和財力，而且可能學完就忘。企業可以將這些文檔存放在協同軟件中，然后給每名新員工一份學習的清單，讓他們自己到網上學習，然后再集中講解或考試，以后他們有問題時也可以直接上網搜索，不會出了問題都不知道問誰。
3、項目學習——在做中學。
項目管理或任務管理也是協同軟件的必備功能之一，和獨立的項目管理軟件不同，協同軟件中的項目管理更側重于團隊在項目執行過程中的溝通和信息共享。項目執行中產生的知識都來自于員工的親身實踐，是來自第一線的實踐智慧，它是對顯性知識的實踐總結，也是對隱性知識的提煉升華，因此顯得更加珍貴和有價值。
在協同軟件中，無論是項目的發起者，還是參與者，都可以在項目執行過程中充分、便捷、即時性的分享自己的心得和技巧，上傳相關參考資料，介紹解決問題的方法，使團隊成員可以最大限度的利用群體智慧，少走彎路，更快、更好的完成工作。項目結束后，可以將項目過程直接保存下來，對于以后類似的項目執行者是一筆寶貴的財富。所以，項目學習是一種動態的、多向的、互動式的學習，這種在做中學，在學中做的學習方式是一個企業最重要的學習方式。
4、工具學習——在問中學。
論壇是協同軟件中很不起眼的一個功能，卻是一個很有用的功能，企業完全可以將它作為一個內部學習的好工具，比如建立一些管理、銷售、服務、生產、人才等主題的子論壇，引導員工積極的討論。
在內部論壇上，員工可以就工作問題展開充分的探討，分享自己對問題的看法和解決辦法，因為論壇的氛圍非常輕松和開放，完全沒有部門和職位的界限，即使是很內向的人也可以暢所欲言，所以更適合激發員工的靈感和創意。在一些企業的內部論壇上，經常會有好點子出現，在論壇上，企業還發現了不少人才呢。有的協同軟件還設計了類似“百度知道”的功能，論壇、知道這樣的小工具使用極其簡便，富有親和力，效果好，是企業值得充分利用的學習交流、探討問題的工具。
由此可見，協同軟件讓學習能夠隨時、隨地、隨人、隨事的進行，讓企業的知識財產得以有效的保存和繼承、發展，讓學習和創新成為一種習慣，一種文化。
關鍵詞:
華天
OA系統
六大實踐
